¿Dónde, cuándo y cómo presentar tus Cuentas Anuales?

Resolvemos todas las dudas sobre las Cuentas anuales y su presentación ante el Registro Mercantil: cuáles son los 5 Estados Financieros que componen las Cuentas Anuales, cuáles son los plazos para presentar Cuentas Anuales, en qué Registro Mercantil hay que presentarlas, cómo se pueden presentar, cómo hacer una presentación telemática, etc. ACTUALIZADO 30 julio 2021 con la nueva Orden 793 y 794/2021.

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30 julio, 2021 Aprende a presentar o hacer depósito de tus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.
30 julio, 2021 Aprende a presentar o hacer depósito de tus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.

* Actualizado a fecha 30 julio 2021 con las nuevas órdenes 793 y 794/2021 (ver al final)

Presentación de las Cuentas Anuales

Cada año las empresas deben presentar sus Cuentas Anuales, firmadas por el Administrador de la empresa, ante el Registro Mercantil de la ciudad donde se ubique su domicilio social. Esta obligación corporativa es esencial para fijar, registrar y dar publicidad a las cifras de negocio de la empresa, de cara a terceros interesados, litigios, etc.

A continuación explicamos qué empresas están obligadas a presentar sus Cuentas anuales y qué empresas se libran de hacerlo, dónde se presentan las Cuentas Anuales, cómo se pueden presentar, quien debe firmarlas, que otras instancias hay que presentar, cuáles son los plazos, etc.

¿Qué empresas deben presentar Cuentas Anuales?

Todas las empresas están obligadas una vez al año a elaborar sus cuentas Anuales y depositarlas en el Registro Mercantil: Sociedades anónimas, Sociedades de responsabilidad limitada, Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca, Fondos de pensiones e incluso Sociedades extranjeras con sucursal en España.

¿Quiénes se libran de presentar Cuentas Anuales?

Los empresarios individuales no tienen la obligación de presentar Cuentas Anuales: los autónomos en Régimen de Estimación Directa Normal deben llevar la contabilidad pero no están obligados a depositarla en el Registro Mercantil; las sociedades no mercantiles y autónomos que cotizan en Régimen de Estimación Directa Simplificada y Módulos no tienen ni siquiera obligación de llevar Cuentas Anuales.

¿Dónde se presentan las Cuentas Anuales?

Las Cuentas Anuales se deben presentar en el Registro Mercantil de la provincia donde esté la razón social de la empresa, presencialmente o de forma telemática mediante el programa D2.

¿Qué plazos hay para presentar Cuentas Anuales?

La empresa dispone de 3 meses a partir del cierre del ejercicio (generalmente 31 de diciembre), para elaborar sus Cuentas Anuales, y debe reunirse dentro de los 6 primeros meses de cada ejercicio para aprobarlas y resolver sobre la aplicación del resultado. La presentación de las Cuentas Anuales debe realizarse dentro de los 30 días siguientes a la Junta General donde fueron aprobadas. Para la mayoría de las sociedades, cuyo ejercicio social coincide con el año natural, el plazo para el depósito de las cuentas anuales finaliza el día 30 de julio.

Actualizado mayo 2020
A raiz de la pandemia se amplían los plazos para las Cuentas Anuales de 2019 (RDL 19/2020 publicado en el BOE de 27 de mayo de 2020):

  • Plazo de formulación de cuentas: hasta el 31 de Agosto de 2020
  • Plazo de legalización de libros: hasta el 30 de Septiembre de 2020
  • Plazo de celebración de la Junta de aprobación de cuentas: hasta el 31 de Octubre de 2020
  • Plazo de depósito de Cuentas Anuales en el Registro: hasta el 30 de Noviembre de 2020

¿Cómo se presentan las Cuentas Anuales? 

Las Cuentas Anuales se pueden presentar a través de varios 3 canales: en papel, en CD / DVD, o por internet (presentación telemática a través del programa D2).

¿Qué presentar ante el Registro Mercantil?

Al acudir al Registro Mercantil a depositar las Cuentas Anuales, hay que presentar también una Instancia de presentación, una Hoja de datos generales de identificación, y un Certificado de aprobación de las Cuentas Anuales en Junta General.

¿Cómo registra el Registro Mercantil las Cuentas Anuales?

El Registrador del Registro Mercantil realizará un asiento de presentación, una calificación registral y un asiento de depósito. El Registrador dispone de un plazo máximo de 15 días desde la presentación de las Cuentas Anuales para comprobar que se han presentado todos los documentos requeridos, que han sido aprobados en Junta General, que están debidamente firmados, etc. Si la calificación de las Cuentas Anuales resulta favorable, se recogerá en el Libro de depósito de cuentas, y si fuese desfavorable, el Registrador informará de las causas por las que no las inscribe, y dará 2 meses para la subsanación de los defectos que hayan surgido.

 

* * *

Tiempos de COVID: la nueva orden 794/2021

Actualizado 30 de julio 2021

El Boletín Oficial del Estado publicó el 26 de julio de 2021, apenas 4 días antes de la finalización para el plazo de depósito de las Cuentas Anuales correspondientes al 2020, 2 nuevas órdenes que aprueban los nuevos modelos para la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil:

Estas órdenes son de efectos inmediatos: los nuevos formularios de presentación deben utilizarse obligatoriamente desde el 27 de julio (fecha de entrada en vigor). pero no afectan sin embargo a cuentas anuales ya presentadas antes del 27/07/2021.

¿Cómo presentar mis cuentas anuales a partir del 22/07/2021?

En todo caso los cambios no son muy importantes. La principal novedad es el añadido de la «hoja de declaración COVID-19», un cuestionario sobre el eventual impacto del COVID en las empresas en el año 2020. El resto son cambios menores, cierta información no financiera y algunos detalles sobre el informe de auditoría (fecha de emisión, tipo de auditoría, etc.).

La «Hoja Covid» de las Cuentas Anuales 2020 debe incluir:

  • Solicitud de ERTE por pandemia durante el ejercicio: motivo del ERTE, número de trabajadores en plantilla antes del ERTE, nº de trabajadores afectados por el ERTE, fecha de inicio y fecha de fin del ERTE.
  • Porcentaje de personal, fijo o temporal, acogido a permiso retribuido recuperable. Duración del permiso retribuido recuperable (número de días).
  • Porcentaje de personal fijo afectado por baja laboral por COVID-19.
  • Alquileres a terceros. Grandes Arrendadores: concesiones, reestructuración de deudas, ambos, o ninguna de las anteriores. Pequeños Arrendadores: moratorias voluntarias.
  • Recepción de ayudas financieras públicas (incluidos avales) al alquiler del local de negocios.
  • Préstamo ICO: importe del aval concedido, porcentaje que representa, descripción del plan o programa al que se acoge, concedente y sistema (avales, moratoria, aplazamiento, interés bonificado etc.), moratoria hipotecaria, moratoria no hipotecaria, etc.
  • Solicitud de flexibilización y suspensión de suministros.
  • Solicitud de medidas de apoyo del sector del Turismo.

Ultima hora: presentación incompleta + subsanación

Ante el gran número de dudas y problemas ocasionados, se ha decidido permitir presentar las Cuentas Anuales del ejercicio 2020 tanto con el formato antiguo (sin hoja Covid) como con el formato nuevo (con hoja Covid), a expensas de complementarlo posteriormente, tal y como se explica en la web de los principales Registros Mercantiles.

A día de hoy, 27/07/2021, hay por tanto 2 opciones válidas para presentar Cuentas Anuales de 2021:

  1. Opción A. Presentar el nuevo modelo de depósito digital (D2) conforme con la OM JUS/794/2021, con hoja de información Covid y resto de nuevos requisitos.
  2. Opción B. Presentar el antiguo modelo de depósito digital (D2), anterior a la OM JUS/794/2021 (el de años anteriores).

Si se opta por esta opción B, la presentación será incompleta: el Registro enviará una comunicación advirtiendo de un defecto en el depósito que se podrá subsanar en un plazo de 5 meses, aportando los datos y documentos que exigen las nuevas órdenes:

  • Hoja de información COVID 19
  • Datos del Informe de Auditoría en la hoja de presentación de las cuentas.
  • Información no financiera del informe de gestión, en documento separado

 

 

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